Op 25 mei 2018 treedt de nieuwe privacywetgeving in werking, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Herpinia hecht veel waarde aan privacy van al haar leden, sponsoren en andere relaties. In het kader hiervan heeft Herpinia dit privacy beleid opgesteld. Dit is door het bestuur van Herpinia op 22 mei 2018 goedgekeurd. Indien je vragen hebt, dan kun je contact opnemen via privacy@herpinia.nl of persoonlijk met een van de bestuursleden van onze vereniging.
Privacy beleid
In dit beleid geven wij je informatie over de wijze waarop Herpinia persoonsgegevens verwerkt van leden, vrijwilligers, sponsoren en andere relaties van onze vereniging. Hierna te noemen relatie. Uiteraard worden persoonsgegevens van relaties met de groots mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. Hierbij houdt Herpinia zich aan de wet- en regelgeving, waaronder de reeds genoemde AVG.
Onder relatie verstaan wij personen van 18 jaar en ouder. Indien het om een minderjarige gaat, wordt daarmee de ouder / verzorger bedoeld.
Om als verenging te kunnen functioneren verzamelt en verwerkt Herpinia persoonsgegevens van haar relaties:
Wanneer de relatie een lid is:
- Voor het aanmelden en afmelden als lid bij de KNVB.
- Voor het informeren over teamindelingen, competitie-indelingen en wijzigingen.
- Voor het versturen van nieuwsberichten.
- N.A.W. (Naam Adres Woonplaats etc.) gegevens kunnen evenals contactgegevens als telefoonnummer en mailadres gedeeld worden met kader en leiders. Dit t.b.v. het informeren van de leden i.v.m. teamaangelegenheden als wedstrijden en trainingen.
- Gegevens die benodigd zijn voor de inning van de contributie, zijn enkel beschikbaar voor de ledenadministratie en penningmeester.
Wanneer de relatie een vrijwilliger / werknemer is:
- Indien van toepassing de elementen van een lid.
- Voor het uitbetalen van vergoedingen en onkosten.
Wanneer de relatie een sponsor is:
- Voor het verwerken van overeenkomsten.
- Voor het verwerken van facturen en betalingen.
- Voor het versturen van nieuwsberichten.
- Voor het vervaardigen van sponsormateriaal. Hiertoe worden de gegevens van de sponsor uitgewisseld met een beperkt aantal leveranciers.
Wanneer de relatie een leverancier is:
- Voor het opstellen van eventuele contracten.
- Voor uitbetalen van door Herpinia ontvangen facturen.
- Voor het versturen van nieuwsberichten.
Wanneer de relatie niet onder bovengenoemde categorieën valt:
- Voor het onderhouden van contact.
Verwerking van persoonsgegevens blijft beperkt tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze nodig zijn. Als het om financiële gegevens gaat, dan is Herpinia wettelijk verplicht deze 7 jaar te bewaren. Ook indien de relatie reeds is beëindigd.
Systemen:
Herpinia heeft een aantal systemen om de voetbalclub draaiende te houden.
Ons belangrijkste systeem om persoonsgegevens vast te leggen betreft Sportlink. Dit systeem is een vereiste vanuit de KNVB. Graag attenderen wij je ook op het privacy beleid van Sportlink.
Op de website worden foto’s getoond van elftallen en overige nieuwsfeiten waarbij relaties betrokken zijn. Persoonsgegevens wordt enkel indien dit strikt noodzakelijk is vanwege de functie van het lid / de vrijwilliger binnen onze vereniging, vermeld op de website.
De contributieadministratie (bron is Sportlink) en financiële administratie worden door de penningmeester in Office gedaan.
Sponsoradministratie wordt eveneens in Office gedaan door onze sponsorcommissie.
Door de diverse commissies die zich bezighouden met voetbalactiviteiten e.d. wordt ook gebruik gemaakt van Office.
E-mail / Telefoon / Whats App:
Herpinia, haar commissies en kader, communiceren via E-mail / Telefoon / Whats App. De hierbij gebruikte nummers en mailadressen kunnen hierdoor zichtbaar zijn voor andere geadresseerden in de berichtgeving. Via privacy@herpinia.nl kun je jezelf afmelden voor enige vorm van berichtgeving.
Foto’s en film:
Gedurende wedstrijden en overige activiteiten kunnen foto’s en/of films gemaakt worden. Dit beeldmateriaal kan op de website van Herpinia, Social Media e.d. terecht komen. Bij plaatsing door onze vereniging zullen we altijd beoordelen of ze niet aanstootgevend zijn. Indien je bezwaar hebt tegen het plaatsen van beeldmateriaal in het algemeen door ons c.q. er bezwaar is tegen een reeds door ons geplaatste foto of film, kun je dit aangeven via privacy@herpinia.nl.
Herpinia heeft geen invloed op beeldmateriaal dat door derden is geplaatst. Hieronder wordt ook nadrukkelijk verstaan materiaal geplaatst door leden en andere relaties van Herpinia, buiten opdracht door Herpinia. Indien je van mening bent dat Herpinia een rol kan spelen om door derden geplaatst beeldmateriaal te verwijderen, kun je dit aangeven via privacy@herpinia.nl.
Gebruik door derden:
Herpinia verstrekt geen persoonsgegevens aan derden om te gebruiken voor commerciële of ideële doeleinden. De KNVB beschikt over persoonsgegevens van onze leden. Wat de KNVB hier mee doet richting externe partijen valt buiten de invloedssfeer van Herpinia.
Gebruik communicatiemiddelen door kader / vrijwilligers t.b.v. communicatie richting leden:
Om hun functie goed te kunnen uitoefenen maken deze relaties gebruik van communicatiemiddelen als APP, mail, telefoon e.d. Hierop heeft Herpinia geen directe invloed. Mocht je van mening zijn dat e.e.a. in strijd is met ons privacy beleid, graag een bericht via privacy@herpinia.nl.
Website Herpinia.nl
Op onze website tref je mogelijk links aan naar andere websites. Herpinia draagt geen verantwoordelijkheid m.b.t. de omgang door die partijen met je persoonsgegevens, mocht je deze aan hen verstrekken.
Advies met betrekking tot gebruik Social Media
- Maak statements die alleen positief kunnen worden uitgelegd en begrepen.
- Spreek alleen namens jezelf en verspreid geen vertrouwelijke, negatieve uitlatingen, schadelijke en/of lasterlijke berichten over jezelf, anderen of Herpinia.
- Gebruik ook geen bedreigende, (seksueel) intimiderende, beledigende, discriminerende of racistische taal.
- Plaats geen teksten en/of afbeeldingen die jezelf, je vereniging in verlegenheid zou brengen als bijvoorbeeld je ouders, trainers, begeleiders het zouden lezen.
Vragen / Opmerkingen:
Heb je na het lezen nog vragen of opmerkingen over ons privacy beleid, stuur dan een mail naar privacy@Herpinia.nl. Mocht je een kwetsbaarheid in ons systeem ontdekken, verzoeken wij je dit te melden via het eerdergenoemde mailadres. Samen streven we ernaar om de privacy van eenieder zo goed mogelijk te waarborgen.
Slotwoord:
Herpinia behoudt zich het recht voor om wijzingen aan te brengen in het privacy beleid. Wij adviseren je dan ook om regelmatig op onze website te kijken of er wijzigingen zijn aangebracht. Indien Herpinia een belangrijke wijziging doorvoert die gevolgen heeft voor de wijze waarop Herpinia de persoonsgegevens verwerkt, zullen wij hierover berichten via onze website.
Het bestuur van Herpinia is verantwoordelijk voor het toepassen en uitvoeren van het privacy beleid.